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Le comité de remboursement de l’AAA résume la loi HIPAA et son incidence sur les audiologistes

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Le comité de remboursement AAA résume la loi HIPAA et son impact sur les audiologistes

La loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA)

Qu'est-ce que c'est et comment affecte-t-il les audiologistes?

Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
de 1996 est un document complet qui comprend des dispositions détaillées pour assurer la confidentialité des informations de santé protégées (PHI). Son objectif est de donner au patient le contrôle de toutes les informations de santé personnelles qui pourraient être partagées entre un fournisseur de soins de santé et toute autre entité couverte (CE : fournisseurs de soins de santé, plans de santé et centres d'échange de soins de santé). HIPAA est composé de trois éléments :

Composante 1 : Normes de transaction et ensembles de codes

HIPAA a exigé que le ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS) adopte des normes nationales pour effectuer des transactions de soins de santé par voie électronique. En assurant la cohérence dans l'ensemble de l'industrie, ces normes nationales permettront aux régimes de santé et aux médecins, hôpitaux et autres prestataires de soins de santé de traiter plus facilement les demandes de règlement par voie électronique. Les informations sur les normes de transaction et les jeux de codes sont disponibles sur http://aspe.hhs.gov/admnsimp/bannertx.htm .

Des formats et un contenu de données standardisés sont requis pour les transactions suivantes :

  • paiements de primes
  • inscription et désinscription à un régime de santé
  • demande d'éligibilité et réponse
  • références et autorisations
  • données sur les réclamations/rencontres
  • demande de statut de réclamation et réponse
  • avis de paiement et de versement
  • coordination des prestations

Des ensembles de codes pour les données médicales sont requis pour les éléments de données dans les normes administratives et financières relatives aux transactions de soins de santé adoptées en vertu de la HIPAA pour les diagnostics, les procédures et les médicaments. HHS a adopté les jeux de codes suivants comme certains des jeux de codes de données médicales standard :

  • Classification internationale des maladies, 9e édition, Modification clinique (CIM-9-CM), Volumes 1 et 2 et Volume 3 Procédures.
  • La combinaison du système de codage des procédures communes de l'administration du financement des soins de santé (HCPCS) et de la terminologie procédurale actuelle, Quatrième édition (CPT-4).

Chaque installation doit déposer un plan de conformité avant le 16/10/02.

Un modèle de plan de conformité CMS et des instructions sur la façon de le remplir sont disponibles sur
www.cms.hhs.gov/hipaa . Il est recommandé que chaque établissement remplisse le plan de conformité en ligne et le soumette via Internet à CMS afin de recevoir un reçu électronique qui documente votre soumission en temps opportun. Les soumissions sur papier seront également acceptées. Le non-respect peut entraîner l'exclusion de Medicare.

Pour obtenir une prolongation du délai de conformité jusqu'au 16 octobre 2003, une entité couverte doit toujours soumettre un plan de conformité au plus tard le 15 octobre 2002. Les fournisseurs doivent soumettre des informations détaillées sur leurs activités de conformité, y compris le budget, l'évaluation des problèmes de conformité, si un entrepreneur ou un fournisseur pourrait être utilisé pour aider à atteindre la conformité, et un calendrier pour les tests devant commencer au plus tard le 16 avril 2003.

Composante 2 : Règle de confidentialité

21/03/02 Modifications proposées par le HHS à la règle de confidentialité
http://www.hhs.gov/news/press/2002pres/20020321.html

La règle de confidentialité ( Normes de confidentialité des informations de santé identifiables individuellement ) fournit la première protection fédérale complète pour la confidentialité des informations de santé. La règle de confidentialité établit des garanties pour protéger la confidentialité des informations médicales, donne aux patients plus de contrôle sur leurs informations de santé et fixe des limites à l'utilisation et à la diffusion des dossiers de santé. Les lois des États qui offrent des protections plus strictes de la confidentialité continueront de s'appliquer au-delà des nouvelles normes fédérales de confidentialité.

Pour le fournisseur de soins de santé ou le régime d'assurance-maladie moyen, la règle de confidentialité exige des activités telles que :

  • Fournir des informations aux patients sur leurs droits à la vie privée et sur la manière dont leurs informations peuvent être utilisées.

  • Adopter des procédures de confidentialité claires pour sa pratique, son hôpital ou son plan.

  • Former les employés afin qu'ils comprennent les procédures de confidentialité.

  • Désigner une personne chargée de veiller à ce que les procédures de confidentialité soient adoptées et suivies.

  • Sécuriser les dossiers des patients contenant des informations de santé identifiables individuellement afin qu'ils ne soient pas facilement accessibles à ceux qui n'en ont pas besoin.

La conformité est requise avant le 14/04/2003.
Des informations sur la règle de confidentialité peuvent être trouvées sur
http://www.hhs.gov/ocr/hipaa/assist.html

Les modifications proposées à la règle de confidentialité (3/21/01) peuvent être trouvées sur
http://www.hhs.gov/news/press/2002pres/20020321.html

Consentement — La règle de confidentialité établit une exigence fédérale selon laquelle la plupart des médecins, hôpitaux ou autres prestataires de soins de santé obtiennent le consentement écrit d'un patient avant d'utiliser ou de divulguer les informations de santé personnelles du patient pour effectuer un traitement, un paiement ou des opérations de soins de santé (TPO). Cependant, dans les récentes révisions proposées liées ci-dessus, l'exigence de consentement serait supprimée pour les TPO qui pourraient interférer avec la prestation efficace des soins de santé, tout en renforçant les exigences pour les fournisseurs d'informer les patients de leurs droits à la vie privée.

Autorisation — Une autorisation est requise pour l'utilisation et la divulgation d'informations médicales protégées (PHI) non autorisées par la règle. En général, cela signifie qu'une autorisation est requise à des fins qui ne font pas partie de la TPO et qui ne sont pas décrites dans la loi, telles que la vente d'une liste de diffusion de patients, la divulgation d'informations à un employeur pour des décisions d'emploi, la divulgation d'informations pour l'assurance-vie ou l'assurance-invalidité, l'autorisation de laisser un message sur le répondeur du patient en envoyant un appt. rappel, etc…

Consentement ou autorisation

Consentement

  • Document général

  • Ne donne l'autorisation qu'au fournisseur et non à une autre personne
  • Autorisation

    • Document personnalisé et plus détaillé

    • Donne à l'entité couverte la permission d'utiliser des informations personnelles spécifiées à des fins spécifiées
    • Marketing — Les révisions proposées exigeraient explicitement que les entités couvertes obtiennent d'abord l'autorisation spécifique de l'individu avant de leur envoyer tout matériel de marketing. Dans le même temps, la proposition permettrait aux médecins et autres entités couvertes de communiquer librement avec les patients sur les options de traitement et d'autres informations liées à la santé, y compris les programmes de gestion des maladies.

      Associés commerciaux
      — La règle actuelle exige que les entités couvertes – plans de santé, prestataires de soins de santé et centres d'échange d'informations – aient des contrats avec leurs associés commerciaux pour s'assurer que les associés commerciaux protègent la confidentialité des informations. La proposition comprend des clauses contractuelles types d'associés d'affaires ; pour qu'il soit plus facile et moins coûteux pour les entités couvertes de mettre en œuvre les exigences. Les modifications donneraient également aux entités couvertes jusqu'à une année supplémentaire pour modifier les contrats existants, allégeant ainsi le fardeau de la renégociation des contrats en une seule fois.

      Communications orales et minimales nécessaires — Cette disposition exige des entités couvertes qu'elles fassent des efforts raisonnables pour limiter l'utilisation, la divulgation et la demande d'informations médicales protégées au minimum nécessaire pour atteindre l'objectif visé. La proposition révisée conserverait à la fois les exigences en matière de communication orale et de « minimum nécessaire », mais il serait clair qu'un médecin pourrait discuter du traitement d'un patient avec d'autres médecins et professionnels impliqués dans les soins du patient sans craindre d'enfreindre la règle s'ils sont entendus.

      Parents et mineurs — La proposition révisée précise que la loi de l'État régit les divulgations aux parents. Dans les cas où la loi de l'État est silencieuse ou peu claire, les révisions préserveraient la loi de l'État et la pratique professionnelle en permettant à un fournisseur de soins de santé d'exercer son pouvoir discrétionnaire pour fournir ou refuser à un parent l'accès à ces dossiers tant que cette décision est compatible avec la loi de l'État ou autre. .

      Utilisations et divulgations à des fins de recherche — La proposition révisée éliminerait la nécessité pour les chercheurs d'utiliser plusieurs formulaires de consentement – un pour le consentement éclairé à la recherche et un ou plusieurs liés aux droits à la confidentialité des informations. Au lieu de cela, les chercheurs pourraient utiliser un seul formulaire combiné pour atteindre les deux objectifs.

      Composante 3 : Normes de sécurité et de signature électronique

      HIPAA impose de nouvelles normes de sécurité pour protéger les informations de santé d'un individu, tout en permettant l'accès et l'utilisation appropriés de ces informations par les prestataires de soins de santé, les centres d'échange et les plans de santé. HIPAA exige également qu'une nouvelle norme de signature électronique soit utilisée lorsqu'une signature électronique est utilisée dans la transmission d'une transaction standard HIPAA.

      La règle proposée a été publiée le 12 août 1998, mais une date de mise en conformité n'a pas encore été fixée.

      Liens HIPAA utiles :

      La page Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA) http://www.cms.hhs.gov/hipaa/

      Comité du secrétaire sur la réforme de la réglementation, Aperçu de la confidentialité HIPAA
      http://www.regreform.hhs.gov/phoenix_materials.htm

      Bureau des droits civils, Normes de confidentialité des informations médicales identifiables individuellement
      http://www.hhs.gov/ocr/hipaa/finalmaster.html

      Département de la santé et des services sociaux, site Web de simplification administrative
      http://aspe.hhs.gov/admnsimp/Index.htm

      Réseau d'apprentissage de l'assurance-maladie
      http://www.hcfa.gov/medlearn

      WEDI/Processus stratégique de mise en œuvre nationale : qu'est-ce que la HIPAA ?
      http://snip.wedi.org/public/articles/index.cfm?cat=9

      Des informations sur la sécurité et les normes électroniques sont disponibles sur
      http://aspe.hhs.gov/admnsimp/faqsec.htm

      LES AUDIOLOGUES DOIVENT COMMENCER LE PROCESSUS MAINTENANT !

      Comment devenir conforme à la loi HIPAA ?

      • Lisez les règles de confidentialité.

      • Désignez votre équipe HIPAA

      • Nommer un responsable de la protection de la vie privée

      • Désigner une personne de contact

      • Offrir une formation à tout le personnel

      • Rassemblez vos politiques et procédures actuelles

      • Soumettre les normes de transaction et le plan d'ensemble de codes – date d'échéance en octobre 2002.
      • www.cms.hhs.gov/hipaa Confidentialité

        • Élaborez un avis de confidentialité qui reflète votre engagement envers la confidentialité des patients et respectez cet avis.

        • Publiez un avis de confidentialité pour les patients nouveaux et établis à examiner. Publiez un avis de confidentialité sur votre site Web.
        • Élaborer des politiques et des procédures écrites

          • Indiquez qui a le pouvoir de divulguer les PHI.

          • Identifiez une personne responsable de la détermination des données minimales nécessaires.

          • Élaborer un plan de gestion des dossiers.

          • Définissez qui conserve les enregistrements et comment les enregistrements sont conservés.

          • Enseignez la documentation appropriée.

          • Tenez un journal pour enregistrer les informations fournies en réponse à l'autorisation du patient, les informations fournies en réponse à un document juridique, les demandes de modification ou de restriction de votre politique de confidentialité par les patients.

          Mener une enquête sur place

          • Commencez à l'entrée de votre établissement et marchez comme si vous étiez un patient

          • Examinez les zones contenant des graphiques, des résultats de laboratoire ou une dictée et déterminez si un patient peut voir ou accéder à des informations confidentielles.

          • Regardez dans les poubelles et assurez-vous qu'elles ne contiennent pas de PHI qui doivent être déchiquetés.

          • Observez l'orientation des écrans d'ordinateur pour vous assurer que les écrans ne sont pas lisibles par les patients.

          • Évaluer l'emplacement des téléphones par rapport à la salle d'attente et aux salles de traitement.

          • Les dossiers des patients sont-ils sécurisés ?

          • Des mots de passe individuels et uniques sont-ils attribués aux systèmes informatiques ?

          • Où se trouve le télécopieur ? Les pages de garde des fax éliminent-elles les identifiants ? Une déclaration de non-responsabilité est-elle incluse sur la déclaration de couverture du fax ? Avant de faxer des informations, appelez pour confirmer le bon numéro de fax.

          • Les appels de recouvrement sont-ils effectués dans un endroit privé ?

          • L'information contenue dans ce communiqué de presse a été préparée par le
            Comité de remboursement AAA, sous-comité des problèmes de facturation :

            Remerciement spécial à:

            Sheila Dalzell, présidente du sous-comité sur les questions de facturation du comité de remboursement AAA.
            Membres du Sous-comité sur les questions de facturation : Debra Abel, Carmen Brewer, Pam Ison et Paul Pessis.
            Alison Grimes, rédactrice et présidente des communications pour le comité de remboursement AAA.
            Jody Chappell, directrice de la politique des soins de santé, personnel de l'AAA.
            Robert G. Glaser, président, Comité de remboursement AAA.

            Audiology Online remercie l'AAA de nous avoir permis de présenter ces informations. Pour plus d'informations sur ce sujet, veuillez consulter les sites Web répertoriés (ci-dessus) ou contactez l'AAA au 1-800-AAA-2336.
            http://www.audiologie.org

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